(1) <주주총회 의사록>이나 <이사회 의사록>을 인증하는 경우입니다.
이 경우 촉탁인이 공증사무소에 나와서 인증받는 경우도 있으나(이를 '청문인증'이라고 합니다), 공증인이 회의에 참석하여 인증을 하는 경우(이를 '참석인증'이라고 합니다)도 있습니다. 참석인증을 요청하시면 공증인이 회의에 직접 참석하여 회의의 의결절차와 내용이 적법한지를 검수한 후 의사록을 인증해 드립니다.
(2) 의사록 인증은 <청문인증>의 경우 의결에 필요한 정족수 이상의 사람(주주 또는 이사)은 물론 의사록에 기명날인 또는 서명한 사람(이사 또는 감사)의 촉탁에 의하여 이루어집니다(<참석인증>의 경우에는 법인의 대표자와 의사록에 기명날인 또는 서명한 사람의 촉탁만으로 족하고, 의결에 필요한 정족수 이상의 주주 또는 이사의 촉탁은 필요하지 않습니다).
(3) 구비서류
1) 인증대상 서류 : 의사록 <원본> 2통
• 의사록에는 <의장>과 <출석한 이사>가 기명날인 또는 서명함
• 의장(대표이사)은 대표이사의 <법인인감도장> 외에 <개인인감도장>도 날인되어야 함(<법인인감도장>은 없더라도 최소한 <개인인감도장>은 날인되어야 함)
2) 지참서류 : 공증사무소에 출석하는 사람(<촉탁인> 본인 또는 <대리인>)의 신분증
3) 첨부서류
① 진술서 : 대리인이 출석하는 경우 대리인이 작성함. <법인의 대표나 의장>이 출석하는 경우에는 <진술서> 대신 아래 <확인서>라는 제목의 문서만 제출함.
확인서 : <법인의 대표자>가 작성( + 법인인감도장 날인)함 대리인이 <진술서>를 제출하는 경우에도 <확인서> 제출은 필요함.
② 주주명부(<이사회의사록>의 경우에는 제출할 필요 없음)
• <대표이사>가 작성하고, <법인의 인감도장>을 날인함.
• <상단 작성일자> : 회의일자
• <하단 기재일자> : 최종 확인일자(보통은 촉탁일자)(회의일도 무방)
③ 법인등기사항전부증명서 원본(3개월 이내 발급한 <본점>에 관한 것)
‘열람용’이나 ‘신청사건처리 중’의 기재가 있는 것은 사용할 수 없음.
법인인감증명서 원본(3개월 이내 발급한 것)
④ 정관 사본 : 사본하여 [원본대조필] 및 <법인인감도장> 날인 + 간인
⑤ 위임장 원본 및 위임인의 개인인감증명서(3개월 이내 발급) 원본
• 위임장에는 의사록에 <기명날인> 또는 <서명>한 사람(의장 및 이사)과 의결정족수에 해당하는 자(출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식 총수의 4분의 1 이상(상 368①)의 주주)가 <개인인감도장>을 날인하고(지침 3③④), <개인인감증명서>를 첨부함.
• 의장<대표이사>은 <법인인감도장>을 찍고 <법인인감증명서>를 첨부하여도 됨.
(4) 필요한 구비서류(진술서, 주주명부, 확인서, 위임장)의 양식은 공증사무소에서 제공해 드립니다.
(5) 수수료 등 : 인증서 작성 수수료는 30,000원이고, <참석인증>의 경우에는 100만원 내지 300만 원의 <검수비>가 추가됩니다.